MA: Pengawasan Reguler

Albert Usada, 2020: Bagaimana pelaksanaan Pengawasan Reguler atau Pengawasan Rutin di Pengadilan Negeri?

PELAKSANAAN DAN MEKANISME PENGAWASAN RUTIN/ REGULER
Pengawasan Rutin/Reguler dilaksanakan dengan mela­kukan pemeriksaan terhadap objek-objek pemeriksaan yang meliputi:

a.  Manajemen Peradilan:

·       Program kerja.

·       Pelaksanaan/pencapaian target.

·       Pengawasan dan pembinaan.

·       Kendala dan hambatan.

·       Faktor-faktor yang mendukung.

·       Evaluasi kegiatan.

b.  Administrasi Perkara:

·       Prosedur penerimaan perkara.

·       Prosedur penerimaan permohonan banding.

·       Prosedur penerimaan permohonan kasasi.

·       Prosedur penerimaan permohonan peninjauan kembali.

·       Prosedur penerimaan permohonan grasi/remisi untuk perkara pidana.

·       Keuangan perkara.

·       Pemberkasan perkara dan kearsipan.

·       Pelaporan.

c.  Administrasi Persidangan dan Pelaksanaan Putusan:

·       Sistem pembagian perkara dan penentuan majelis hakim.

·       Ketepatan waktu pemeriksaan dan penyelesaian perkara.

·       Minutasi perkara.

·       Pelaksanaan putusan (eksekusi).

d.  Administrasi Umum:

·       Kepegawaian.

·       Keuangan.

·       Inventaris.

·       Perpustakaan, tertib persuratan dan perkantoran.

e.  Kinerja Pelayanan Publik:

·       Pengelolaan Manajemen.

·       Mekanisme Pengawasan.

·       Kepemimpinan.

·       Pembinaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusla.

·       Pemeliharaan/perawatan inventaris.

·       Tingkat ketertiban, kedisiplinan, ketaatan, kebersihan dan kerapihan.

·       Kecepatan dan ketepatan penanganan perkara.

·       Tingkat Pengaduan Masyarakat.

Pengawasan rutin/reguler dilakukan dalam bentuk pemeriksaan, yaitu dengan mekanisme pengamatan yang dilakukan dari dekat, dengan cara mengadakan perbandingan antara sesuatu yang telah atau akan dilaksanakan, dengan sesuatu yang seharusnya dilaksanakan menurut ketentuan peraturan yang berlaku.

PROSEDUR DAN  TAHAPAN PELAKSANAAN PENGAWASAN RUTIN / REGULER

PERSIAPAN PELAKSANAAN PENGAWASAN

Pemantauan (monitoring) melalui teknis analisis, observasi, perbandingan dan evaluasi atas laporan berkala dari objek pemeriksaan atau informasi baik yang diperoleh dari sumber internal maupun eksternal.

PENELAAHAN

Proses ini adalah tahap mempelajari aktivitas kegiatan objek pemeriksaan, ketentuan perundang-undangan, kondisi dan latar belakang, termasuk laporan-laporan dan dokumen-dokumen yang berkenaan dengan objek pemeriksaan, antara lain untuk menentukan aparat pengawas fungsional yang dipandang tepat melaksanakan tugas pengawasan.

PENUNJUKAN/PEMBENTUKAN TIM PEMERIKSA

Tim pemeriksa ditunjuk/dibentuk dengan menerbitkan surat tugas yang terdiri dari pemeriksa, sekretaris dan staf.

MEMPERSIAPKAN RENCANA KERJA PEMERIKSAAN

termasuk mempersiapkan blangko-blangko atau formulir-formulir yang akan digunakan dalam pemeriksaan.

PEMBERITAHUAN KEPADA ATASAN SUBJEK PEMERIKSAAN tentang akan dilakukan pengawasan.

MENGADAKAN KOMUNIKASI dengan subjek pemeriksaan.

PELAKSANAAN PENGAWASAN

Dilakukan dengan tahapan-tahapan sebagai berikut:

·       Pertemuan awal dengan pimpinan subjek pemeriksaan.

·   Mempelajari data-data dan melakukan prosedur pemerik­saan dengan analisa-analisa/tehnik-tehnik pemeriksaan.

·       Evaluasi pengendalian intern/sistem manajemen objek pemeriksaan.

·     Pengujian lapangan tentang validitas (keabsahan), keakuratan nilai/data dari kegiatan-kegiatan objek pemeriksaan.

·       Melakukan pemeriksaan terhadap:

-  Register perkara, buku keuangan, berkas perkara tertentu, surat-surat dan dokumen lainnya.

-      Sarana dan prasarana fisik, dengan cara observasi dan review dokumen/data.

-      Pejabat penanggung jawab, dengan cara melakukan wawancara atau tanya jawab.

-      Kondisi umum secara kwalitatif (kebersihan, kerapihan, ketertiban, dan kenyamanan).

-      Kondisi umum secara normatif (tertib administrasi, kedisiplinan, kepemimpinan, pembinaan dan etos kerja).

-      Administrasi umum (kepegawaian, keuangan, inventaris, tertib persuratan perkantoran dan perpustakaan).

-      Dan lain-lain;

PEMBUATAN LEMBAR TEMUAN DAN PENANDATANGANAN KONTRAK KINERJA

·       Seluruh temuan dituangkan pada lembar temuan.

·    Lembar temuan berisi kondisi, kriteria, akibat, sebab dan tanggapan objek pemeriksaan atas temuan.

·      Dalam hal adanya perbaikan-perbaikan yang memerlukan jangka waktu tertentu, maka pimpinan obyek pengawasan diminta untuk menandatangani kontrak kinerja bahwa ia bersedia untuk melakukan perbaikan dalam waktu tertentu. Kontrak kinerja tersebut akan digunakan kemudian apabila diadakan kembali pengawasan rutin.

EKSPOS/KLARIFIKASI

Selesai pemeriksaan diadakan ekspos/klarifikasi dihadapan manajemen/objek pemeriksaan, yaitu memaparkan temuan-­temuan dan meminta tanggapan dari manajemen/objek pemeriksaan serta memberikan petunjuk-petunjuk sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

PEMBUATAN LAPORAN HASIL PEMERIKSAAN

Selesai melakukan pemeriksaan, tim pemeriksa membuat laporan hasil pemeriksaan.

Sistimatika Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) terdiri atas:

Bab I : Pendahuluan

Bab II : Uraian Hasil Pemeriksaan.

Bab III : Kesimpulan dan Rekomendasi

Isi LHP terdiri dari:

·  Pendahuluan berisi dasar pemeriksaan, nama ketua dan anggota tim pemeriksa, sasaran pemeriksaan dan lamanya pemeriksaan;

·  Uraian hasil pemeriksaan memuat informasi rinci dari setiap temuan pemeriksaan yang dilengkapi dengan data pendukung.

·       Ringkasan hasil pemeriksaan memuat kesimpulan dari uraian hasil pemeriksaan.

·  Rekomendasi, adalah hal-hal yang perlu ditindak-Ianjuti oleh pejabat yang berwenang terhadap kesimpulan hasil pemeriksaan.

Selambat-lambatnya 14 hari setelah pemeriksaan berakhir, ketua tim sudah harus menyampaikan laporan hasil pemeriksaan kepada pejabat yang memberi perintah dan pejabat yang berwenang, termasuk atasan objek pemeriksaan.

Dalam hal yang sangat renting dan mendesak, LHP dapat disampaikan secara lisan, akan tetapi harus segera diikuti dengan laporan tertulis.

HUBUNGAN PENGAWASAN RUTIN / REGULER DAN PENGAWASAN MELEKAT

·       KPN wajib menjalankan. pengawasan melekat sebagai bagian dari pelaksanaan fungsinya untuk melakukan pemeriksaan (rutin/reguler) dalam upaya pengendalian internal;

·       WKPN bertindak selaku koordinator pelaksanaan tugas pengawasan dengan mengkoordinir para hakim pengawas bidang dan hakim pengawas dan pengamat (KIMWASMAT) yang telah ditunjuk, dengan dibantu oleh beberapa orang panitera pengganti dan staff sebagai tenaga administrasi.

REKOMENDASI DAN PEMANTAUAN TINDAK LANJUT

Hasil pengawasan selalu harus disertai dengan rekomendasi dari tim pemeriksa yang ditujukan kepada pimpinan yang berwenang sebagai saran untuk ditindaklanjuti;

Tim pemeriksa wajib untuk memantau sejauhmana rekomendasi mereka ditindaklanjuti oleh pimpinan yang berwenang;

Termasuk dalam pengertian rekomendasi adalah pernyataan dari objek pemeriksaan yang dituangkan dalam bentuk tertulis bahwa ia bersedia memperbaiki penyimpangan, kekeliruan, dan atau kekurangan-kekurangan dalam tenggang waktu yang disepakati bersama (kontrak kinerja).